外企行政专员应学会的10句电话英语

时间:2022-1-13 作者:淘学网

1、 I was referred to you by Mr. Gordon.
我是Gordon 先生介绍我来的。
打电话到其他人公司若是有求于人的话,比如要去应征啦或是营销推广东西啦, 最好能先攀点关系啦! 比如最常见的招数, 我是某某人介绍来的, 就是 "I was referred to you by someone。" (注意, 介绍在这里用 refer 而不是用 introduce。) 还有呢? 假如你今天拿到了该企业的折价卷, 则最好也是开宗明义地说, "I got your number from a coupon, which says your product is 50% off today。" (我是依据你们折价卷上的号码打过来的, 它上面写着今天商品五折优待。) 如此子让他想赖都赖不掉。 总之呢? 先表明自已是如何搭上这条线的, 如此子其他人才不会有突兀的感觉啦。
2、I’m calling to check my order status.
我打电话来查询我订单的情况。
以前我由于不知晓 check order status 这个使用方法, 常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思。 比如我可能会说, "I ordered something yesterday。 Can you check if you’ve shipped it or not。" 这句话听起来是否蛮笨的? 后来我暗中察看, 同样的状况原来老美居然都简容易单地说 "I want to check my order status。" 或是 "I want to track my order status。" 就能完整地表达这句话的意思, 真是太神奇了。
这让我想到有一次在机场也是, 我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机, 那班飞机有没慢分, 他大概什么时间会到, 当我很不容易讲完这么长一串时, 柜台小姐居然只回了我一句, "You wanna check passenger status?" 差点没昏到, 原来我只须用 check passenger status 就好了喔?
3、I’d like to place an order for a DL-1100 color printer.
我想要下一份 DL-1100 彩色印表机的订单。
以前每次为了购物而打电话给人家, 我都直接说, "I want to buy this, I want to buy that。" 当然啦!要购物的人最大, 不管你怎么说其他人都必然会想方法把东西卖给你的。 只不过你若是直接说 buy 听来比较像是平时生活在说的对话。 假如像是公司要采购产品时, 最好正式一点用order, 或是更完整一些说 place an order for, 比如 "I want to order a color printer。" 或是, "I want to place an order for a color printer。" 都是很好的使用方法。
4、Would you mind holding for one minute?
你介不在意稍微等一分钟啊?
在美国假如有机会打电话给顾客服务 (Customer Service)部门, 假如没意料之外的话都会听到以下的电话录音, "All of our representitives are currently busy serving their customers。 Your call will be answered in approximate 5 minutes" (大家所有些客服职员都在忙着服务他们的客户, 请等五分钟后, 就会有人接听你的电话), 然后十分钟过去了, "Please continue to hold, your call is very important to us。" (请继续等候, 你的来电对大家尤为重要)。 所以大伙要知晓, 老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的。 所以要记得, 假如人家打电话来, 千万不要由于听不懂就说, "Hold on", 然后就跑去求救兵, 这对打电话来的人是十分不礼貌的。
假如万不能已必须要请他稍候, 大家要客气一点地说, "Would you mind holding for one minute?" 所以记得要给他们一个明确的时间, 比如 one second 或是 five minites 不要让他们无止境地等下去。 但假如一分钟到了你还没有忙完, 则最好再说一次, "Sorry, I am still on the phone。 Could you hold for another minute?" (对不起, 我还在讲电话, 能否再请你稍候一分钟。)5、He’s out for lunch. Would you like to try again an hour later?
他出去吃午餐了, 你需不需要一小时后再打来?
遭到中文的影响, 很多人要讲某人‘出去’吃午餐了常会说成, "He went out for lunch。" 其实这个 went 是多余的, 一般老美只讲 be out for something 就好了。 假如要再简化一点, 单说, "He is on lunch。" 或是 "He is on (lunch) break。" (他正在休息时间。) 如此子也可以。
假如其他人要找的人不在, 一般大家有二种选择, 第一种是请其他人晚点再打来, 除去像例句用 try again/ call again 以外, 大家也可以用 call back/ try back 如此的讲法。 比如你可以建议其他人, "Why don’t you call back in 30 minutes?" (你何不 30 分钟后再打来呢?) 第二种选择就是请他们留言, 客气一点的讲法是, "May I take your message?" 或是 "Would you like to leave a message?" (你想留言吗?)6、She is not here but you can call her machine.
她不在这里, 但你可以打她的电话答录机。
老美管电话答录机叫 answering machine 或是也有少数人叫 answer machine。 但在普通的对话中常常简称 machine。 比如 "You can call her machine。" 就是说, 你可以打她的电话答录机留言。 或是你打电话给某人, 但你想他非常可能不在, 这个时候你就可以说, "I’m expecting a machine。" (我想会是电话答录机接的电话。) 若是 "I want to check on my machine。" 则是说我要检查电话答录机里的留言。
记得喔! 一般人家讲 someone’s machine 时百分之九十九都是指电话答录机而言, 你可别傻傻地问人, "Answering machine?" 像六人行 (Friends) 里有一集 Chandler 说, "I got her machine。" 结果 Joey 还呆呆地问他, "Her answering machine?" Chandler 就讽刺 Joey 的无知说, "No。 interestingly enough, her leaf blower (machine) picked up the phone。" (非常有趣喔, 不是电话答录机喔! 而是她的吹落叶机接的电话。) 注: 美国的萿叶都不是用扫的, 而是用吹的, 非常神奇吧? 而 leaf blower 就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦!
7、I’m interested in your CRM software. Can you give me an quote?
我对你们的CRM软体感兴趣, 能跟我报个价吗?
之前讲的都是其他人打电话进去要如何回答, 目前要讲的是假如你打电话给别的公司要如何讲。 一般你会打电话给别的公司不外乎以下几种情况: 询价, 下订单, 追踪订单, 应征工作, 营销推广商品等等。 第一谈到询价。 假如只不过要请他们粗略地估个价钱, 你可以说, "Can you give me a quote?" 或 "Can you give me an estimate?" 但提醒大伙, 这个 quote 发 /kwot/ 的音, 记得要特别强调那个 /wo/ 的音, 不然老美会以为你在说 coat /kot/ 或是 court /kort/ 这个字。 这样的情况就发生在我身上不止一次, 有一次拿车去汽车维修店估价, 我跟技工说, "Can you give me a quote?" 他却回答我, "You need a coat?" 扯了半天他才搞懂, 后来我才知晓原来自己 quote 的音发错了。 所以最好的方法就是用 estimate, 这个字是绝对不会发错的。
另外, estimate 和 quote 也可以指‘价格单’而言, 比如你可以需要其他人, "Can you send me a sample with an estimate ASAP?" (能否请你尽快送一份样品和价格单给我?)8、ABC corporation. May I help you?
ABC 公司, 我能助你什么吗?
这句话算是制式的讲法。 通常接起电话的人一般会先报企业的名字 "ABC corporation", 然后再说, "May I help you?" 或是假如要更客气一点的话则可以说 "How can I help you?" (我该如何助你?), 由于如此的问法表示我‘该’如何助你, 而非我‘需无需’助你? 但基本上 "May I help you?" 跟 "How can I help you?" 都非常容易见到就是了。
不过若是机器接的电话, 则听到的多半是如此, "Thanks for calling ABC corporation, if you know your party’s last name or extention, press 1。 If you want to recieve information or publication, press 2。 If you want to talk to the operator, press pound sign or remain on the line。" (感谢你打电话到 ABC 来, 假如你知晓你要找的人的姓或是分机号码, 请按 1, 若是想要本企业的简介或出版品, 请按 2, 若是要找总机, 请按 #, 或是请别挂断。
9、I’ll put her on the phone. Just a second.
我会请她听电话, 请等一下。
Put someone on the phone 这个片语就是说请某人听电话。 比如你打电话找你女友, 结果女友的同事接了电话, 就开始跟你东扯西扯, 问你们昨天是否吵架了啊? 什么时间要结婚啦, 这个时候假如你实在不想跟她讲了, 就可以说, "Could you please just put her on the phone?" (你能否请她来听电话啊?) 反过来假如今天是你接到了电话, 结果要找的是其他人, 你就可以说, "Ok。 I’ll put her on the phone。 Just a second。" (好, 我会请她听电话, 请稍等一下。)上面讲的 put someone on the phone, 指的多半是只有一只电话时, 但假如像公司里有很多分机, 则用‘转接’ transfer 或是 redirect。 会比较适合。 比如同样的状况你可以说, "I’m transferring your call。" 或是 "I’m redirecting your call。" (我助你转接到分机给她。) 若是接线生转接的话, 他们有时就只容易地说, "One moment, please。" 或是, "OK。 I’ll put you through。"10、And you are?
你是?
假如人家打电话来是要找你的上司, "May I talk to your manager?" (我能否跟你们经理讲话?) 这个时候你总不可以糊里糊涂地就把电话拿给经理说, 可能人家是打电话来跟你经理勒索一百万的呢! 所以一般大家必须要先确定打电话来的是哪个。 最客气的问法是, "Whom I am speaking with?" 或是 "Whom am I talking to?" (我正在跟哪个讲话呢?) 但人家一听是像我这种小毛头打电话找他们经理, 他们就会用比较口语的说法, "And you are?" (你是?) 假如人家如此问我, 我就可以答, "This is Benlin。"像是 "And you are?" 这么口语的英文书上大概学不到, 但这却是老美每天在用的句子, 只怕你学了之后还不敢用。 其实真的不需要怕。 越容易的句子老美越听得懂。 而且事实上 "And you are?" 这句话还有很多适用的场所, 比如在企业的接待处 (reception)。 来访的客人假如说, "I’m looking for Mr. Wolf。" (我要找伍夫先生) 接待小姐就可以反问他, "And you are?" (你是?) 所以像这种容易又好使的句子大伙必须要记起来喔!

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